Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Командировки являются служебными поездками, в которые отправляются разные работники организации. Во время таких поездок решаются важные вопросы для компании, например, проверяется работа филиала, подписывается контракт с новыми контрагентами или покупаются определенные товары у поставщика.

Сотрудник фирмы, отправляющийся в эту поездку, может рассчитывать на оплату многочисленных расходов. Для питания и проживания назначаются суточные в командировке, размер которых может значительно отличаться в разных организациях.

Норма закрепляется во внутренней локальной документации путем издания приказа руководителем компании.

Предназначение выплаты

Размер суточных при командировках определяется индивидуально в каждом случае, так как учитывается, какое количество денежных средств было потрачено работником во время поездки.

Суточные представлены бюджетом сотрудника в процессе нахождения в другом городе или стране. Компенсируются все расходы на основании требований законодательства.

За все время, когда работник находится в командировке, за ним сохраняется заработная плата и место, занимаемое в компании.

Практически во всех компаниях не выплачиваются суточные за однодневные командировки, во время которых работник предприятия не остается в другом регионе с ночевкой. Суточные используются для следующих целей:

  • подбор и оплата места для проживания сотрудника;
  • питание работника в заведениях общественного питания, а также сюда входит компенсация затрат на покупку разных продуктов в магазинах;
  • проезд до другого региона или страны, а также траты на перемещение по городу на разных видах общественного транспорта;
  • проведение разных мероприятий на основании задания руководства;
  • другие важные затраты, но они должны быть необходимыми и целесообразными, а иначе руководство компании может отказать в перечислении денежных средств.

Суточные в командировке в России определяются индивидуально для каждого работника. Но при этом могут на локальном уровне фиксироваться максимальные выплаты.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Когда перечисляются?

В каждой компании индивидуально определяется, когда именно должны перечисляться суточные работнику организации. Для этого может использоваться два варианта:

  • перечисление средств авансом, причем в этом случае обычно выплачивается фиксированная сумма, которой может распоряжаться работник в поездке, но при необходимости уже после командировки он может запрашивать дополнительные средства;
  • выплата суточных уже после командировки, во время которой сотрудник должен тратить собственные средства, а после этого составляет отчет, содержащий сведения обо всех тратах, на основании которого компенсируются понесенные расходы.

Наиболее часто используется второй вариант, поэтому практически каждому работнику компании приходится после поездки заниматься составлением специального отчета.

Какие подготавливаются документы работником?

После поездки сотрудник фирмы может рассчитывать на компенсацию понесенных затрат. Какие суточные в командировке компенсируется, зависит от расходов гражданина. Для получения денежных средств работник подготавливает следующие документы:

  • непосредственный отчет, в котором содержатся сведения о том, какое количество средств было потрачено гражданином в поездке;
  • арендный договор, если в поездке гражданин пользовался частной квартирой для проживания;
  • квитанция о проживании в гостинице;
  • документы, подтверждающие траты на проезд, к которым относятся чеки, квитанции о получении постельного белья в поезде, посадочные талоны на самолет или другие аналогичные бумаги;
  • доказательства использования услуг такси, представленные разными квитанциями, чеками или билетами, а если пользуется гражданин личным транспортом, то он передает работодателю чеки, полученные на заправках;
  • документы, подтверждающие другие виды расходов.

На основании такого отчета и других документов бухгалтер компании рассчитывает суточные, поэтому компенсируются понесенные работником расходы.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Как устанавливается размер выплаты?

Каждая компания самостоятельно устанавливает размер данных выплат, для чего учитываются цели поездки, финансовые возможности организации, а также другие индивидуальные факторы. При этом учитываются нормы, закрепленные во внутренней документации фирмы.

Для утверждения суточных в командировке формируется в компании специальное положение. Оно подписывается руководителем компании. Дополнительно издается приказ о суточных в командировке. При этом учитываются нормы, на основании которых перечисляются с данных выплат средства в разные фонды.

Когда уплачивается с выплат НДФЛ и взносы в разные фонды?

При расчете суточных работодатели должны учитывать, с какой суммы не требуется уплачивать НДФЛ и другие взносы в государственные организации. Поэтому если руководство фирмы не желает, чтобы выплаты облагались налогами, то учитываются следующие ограничения:

  • если планируется поездка в пределах России, то максимально выплаты должны составлять 700 руб. за один день;
  • если направляется работник в другое государство, то ему выплачивается максимально 2,5 тыс. руб. в сутки.

Если же сотрудник тратит больше средств, то с разницы уплачивается НДФЛ, а также перечисляется необходимая сумма средств в государственные фонды.

Хотя в законе отсутствуют требования к минимальному размеру выплаты, каждая организация должна учитывать, какое фактически количество средств понадобится работнику, чтобы выполнить задание в другом городе или государстве.

Поэтому чрезмерное снижение суточных в командировке в России может привести к недовольству со стороны работников компании.

Учитывается и длительность командировки, так как если для выполнения поставленной задачи достаточно одного дня, то работодатель может компенсировать только затраты на проезд, указанные в отчете. Некоторые организации просто перечисляют работнику 50% от установленной нормы.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Общие правила перечисления средств

При расчете размера суточных в командировке по России работодатели должны учитывать некоторые важные правила. К ним относится:

  • суточные выплачиваются только при условии, что поездка обусловлена производственной необходимостью, а не выступает инициативой непосредственного работника;
  • по служебной поездке издается руководителем приказ, в котором перечисляются все условия и требования, предъявляемые к командировке;
  • работник может запросить аванс, выдающийся на основании расходного кассового ордера;
  • назначенный сотрудник, получивший средства от работодателя, должен выполнить определенные задачи, для чего формируется служебное задание;
  • в течение трех дней после командировки подается работником специальный авансовый отчет, к которому прикладываются другие документы, подтверждающие понесенные траты;
  • проверкой отчета занимается бухгалтер или экономист компании, после чего документ утверждается руководителем;
  • размер выплаты рассчитывается с учетом даты отъезда и приезда.

Если на основании документов, поданных сотрудником, устанавливается, что он потратил меньше средств, чем ему было выдано авансом в виде суточных в командировке, то он обязан вернуть разницу в кассу фирмы.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Выплачиваются ли суточные при однодневной поездке?

Нередко для решения разных задач требуется потратить не больше одного дня, поэтому возникает вопрос, выплачиваются ли при таких условиях суточные. Командировка в 1 день на основании ТК требует перечисления суточных.

Такая поездка оформляется стандартным способом, поэтому в табеле учета указывается, что работник не присутствовал на основном месте работы.

На следующий день сотрудник компании формирует отчет о поездке, на основании которого получает компенсацию от руководителя компании.

Многие фирмы не выплачивают суточные при однодневных командировках, если иное не предусматривается внутренней локальной документацией.

Как поступить при досрочном окончании рабочей поездки?

Нередко сотрудники получают денежные средства авансом, но при этом возвращаются домой досрочно, так как оперативно выполняют поставленные руководителем задачи. В этом случае они обязаны грамотно составить авансовый отчет.

Бухгалтер компании на основании полученной документации осуществляет перерасчет. Разница, оставшаяся у работника, возвращается в кассу фирмы.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Как оплачивается работа в выходные дни?

Суточные в командировке выплачиваются за каждый календарный день нахождения в поездке, но только при условии, если работник справляется со своими обязанностями не только в будни, но и в выходные.

Если отправляется гражданин в другой город для контроля работы нового филиала на несколько недель, то ему не назначаются суточные за выходные дни.

Нюансы заграничной командировки

Работники могут отправляться в служебную поездку не только по России, но и даже в другую страну. К особенностям такой командировки относится:

  • норма суточных при командировке в другую страну обычно устанавливается в размере 2,5 тыс. руб.;
  • выплачиваются средства в рублях только за те дни, когда гражданин находится на территории РФ;
  • при пересечении границы выплачиваются суточные в валюте той страны, куда направляется работник компании;
  • если в один день находится сотрудник и на территории РФ и в другом государстве, то делится выплата на две части, одна из которых представлена в рублях, а вторая перечисляется в валюте.

Каждая компания имеет право в своей внутренней документации устанавливать иной порядок, на основании которого выплачиваются суточные в деловой поездке.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Как поступить, если работник докупает валюту в другой стране?

В служебных командировках суточные позволяют работникам компании оплачивать проживание и питание, а также компенсировать другие обязательные расходы. Если отправляется гражданин в другую страну, то работодатель может выдавать ему средства, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Если выдаются деньги в рублях, то работник по приезде в иностранное государство должен самостоятельно приобрести нужное количество валюты. При этом он должен передать работодателю подтверждающий документ, представленный банковской справкой. В ней указывается, какое количество валюты было куплено, когда был выполнен данный процесс, а также по какому курсу осуществлялась покупка.

Суточные при заграничных поездках учитываются по курсу, установленному в банке в день передачи руководству фирмы отчета по служебной поездке.

Как поступить, если работник возвращается и уезжает в один день?

Часто возникают ситуации, при которых работник, вернувшийся из командировки, в этот же день отправляется в еще одну рабочую поездку. Эта ситуация никаким образом не нарушает требования законодательства. В нормативных актах вовсе отсутствуют указания относительно правил оформления. Поэтому работодатель может воспользоваться двумя методами:

  • Составляется два комплекта документов для каждой поездки. Поэтому работодателем издается два приказа, а также формируется два удостоверения и задания. Суточные выплачиваются два раза, причем день, когда пересекается две поездки, оплачивается в двойном размере.
  • Объединяется две поездки. Этот процесс используется, если заранее известно, что один работник будет отправлен сразу в две поездки. Поэтому сразу составляются документы, на основании которых продлевается первая командировка. По закону отсутствуют ограничения на длительность поездки, поэтому организация может продлевать ее неограниченное количество раз.

Выбор зависит только от решения непосредственного руководства фирмы.

Бухгалтерский учет

Многие компании не выплачивают при командировке одним днем суточные, но по закону каждая фирма обязана грамотно оформлять рабочие поездки. Для этого не только издается приказ руководителем и составляется служебное задание, но и вносится нужная информация в бухгалтерские документы.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Для оформления суточных используются следующие проводки:

  • Д71 К50.2 – выдача средств из валютной кассы компании;
  • Д71 К50.1 – выдача денежных средств в рублях, если планируется поездка по территории России;
  • Д20, 23, 25, 26, 44 К71 – принятие отчета работника к учету;
  • Д91 К71 – списание на расходы курсовой разницы при покупке валюты;
  • Д50 К71 – возвращение остатка работником, если он не израсходовал весь полученный аванс;
  • Д71 К50 — выдача перерасхода, если сотруднику не хватило ранее полученных средств;
  • Д70 К68 – начисление НДФЛ, если работник потратил больше средств, чем размер нормы, установленной в законодательстве.

Если работник потратил в командировке больше 700 руб. или 2,5 тыс. руб., то с разницы уплачивается НДФЛ. Уплата налога фиксируется в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Заключение

Командировки обязательно сопровождаются перечислением работнику суточных. Они используются для оплаты проживания и питания. Их размер зависит от того, выполняются ли задачи работником в пределах страны или он отправляется в другое государство.

Читайте также:  Правила выгула собак в 2020 году: поправки в закон, места для выгула, штрафы

Средства могут перечисляться авансом или после окончания поездки. Если сумма не превышает норм, установленных законодательством, то не приходится удерживать с выплат НДФЛ.

Источник: https://BusinessMan.ru/sutochnyie-v-komandirovke-razmer-normyi-i-poryadok-oplatyi.html

Суточные при командировках в 2019 году: размер согласно НК

При осуществлении хозяйственной деятельности организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных руководством заданий.

Когда работники находятся в служебных поездках, согласно законодательству, за ними сохраняется место работы, а работодатель производит начисление зарплаты исходя из среднего заработка.

Также командируемым полагаются суточные при командировках в 2019 году, которые определяются так же как и в предыдущие годы.

Изменения по суточным в 2018-2019 году

  • Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормыНа протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.
  • В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.
  • В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Внимание: поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Размер суточных при командировках в 2019 году

Суточные при командировках в 2018 году и 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.

Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.

  1. Внимание: нормирование суточных законодательными актами принимается с целью осуществления правильного исчисления НДФЛ и социальных взносов.
  2. Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.
  3. Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.

По России

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормы

Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.

Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.

Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.

Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.

Внимание: для целей исчисления налога на прибыль придерживаться норм, зафиксированных в НК РФ не считается обязательным. Если суточные на каждый день закреплены предприятием, то они в расходы включаются в полной сумме.

Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.

Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.

  • У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.
  • Внимание: для подтверждения количества дней командировки в этих случаях используются проездные билеты.
  • Учитывать также следует следующее правило:
  • день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
  • День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.

За границу

Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.

Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.

Внимание: учтите, что для целей расчета налогов установлен лимит суточных в размере 2500 рублей. На сумму, превышающую этот предел, необходимо будет начислить налог НДФЛ, а также отчисления в соцфонды кроме травматизма.

В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.

Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.

Важно: если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы за исключением травматизма.

Суточные в командировке: размер и расчет, правила оплаты, нормыРазмер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.

Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.

Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:

  1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
  2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.

Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.

Важно: также необходимо учитывать следующее правило — день, когда работник уезжает за границу должен считаться дней нахождения за границей, а день возвращения — днем в России.

Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.

В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.

Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.

Внимание: по закону работник не должен использовать свои личные денежные средства в качестве суточных, даже если администрация производит их компенсацию.

Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.

Налогообложение

Нормы на размер суточных закреплены в НК:

  • Если работник осуществляет поездку внутри страны — 700 руб;
  • Если работник отправляется в другое государство — 2500 руб.

Если работник получает суточные в пределах данных норм, то они не должны отражаться ни в каких налоговых декларациях, а также производить начисление налогов и взносов.

Но если по решению руководства суточные выплачены в большем размере, то на сумму превышения необходимо начислить налог НДФЛ.

Данный шаг необходимо выполнить в завершающий день того месяца, когда сотрудник сдал на рассмотрение свой авансовый отчет. Сумма рассчитанного налога подлежит удержанию из его зарплаты.

Размер удержанного налога подлежит отражению в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, на них требуется начислить взносы в соцфонды, за исключением отчислений на травматизм.

Производить определение сумм взносов необходимо в конце месяца, когда работник подал на рассмотрение свой авансовый отчет. Расчет производится путем включения размера превышения суточных в общую базу по расчету отчислений.

Внимание: при расчете налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учет производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчет.

После того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, ему необходимо оформить и сдать отчет по командировке. К данному документы прикрепляются чеки и иные бланки, при помощи которых можно подтвердить правомерность расходования подотчетных сумм.

К ним можно отнести:

  • Документы, подтверждающие найм жилого помещения для проживания в период поездки. К ним можно отнести квитанции, договор о найме частного жилья, счет из гостиницы. В каждом документе должно быть указано число дней, которые прожил работник в данном месте, а также стоимость за один день.
  • Документы, при помощи которых можно подтвердить проезд к месту служебной командировки и возвращение назад в компанию. Сюда включаются проездные билеты, талоны, чеки на получение постельного белья и т. д.
  • Документы для подтверждения использования услуг такси — квитанции, билеты, чеки и т. д.
  • Служебная записка от работника, к которой он приложил чеки с АЗС — в случае, если в течение поездки использовался свой транспорт;
  • Служебная записка, рассказывающая об отсутствии подтверждающих документов по причине утери либо других обстоятельств;
  • Документы, подтверждающие иные разовые расходы (чеки из камеры хранения, на оплату сотовых телефонов и т. д.)

Внимание: непосредственно суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости.

Источник: https://litebuh.ru/personal/sutochnye-pri-komandirovkah.html

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Читайте также:  Отдел по вопросам миграции: что такое и чем занимается, контакты

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/232

Суточные в командировке. Расчет, возмещение и налоги с них

Когда организация направляет сотрудника в командировку, она обязана начислить и выплатить ему суточные. Выплата их происходит непосредственно перед отъездом сотрудника, совместно с другими командировочными.

Суточные в командировке

Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.

Важно! Если работодатель не выдает сотруднику суточные до поездки, то после нее выплата должна производиться с учетом процентов!

Разберем поэтапно оформление сотрудника в командировочную поездку

  1. Количество дней командировки

В командировочные необходимо включить:

  • Все дни пути, включая выезд до места и обратно;
  • Дни командировки, даже если на это время часть дней составляют выходные и праздничные дни;
  • Дни задержки, если она была вынужденной;

Днем отъезда считается та дата, в которую сотрудник выезжает в командировку из того населенного пункта, в котором он работает. День возвращения определяют по аналогии, то есть это дата прибытия сотрудника в населенный пункт, где он трудится.

Причем не имеет значение, в какое именно время приехал сотрудник. Дата отправления и возвращения берется та, что указана в билетах сотрудника. Например, дата и время отправления поезда 10 ноября 23.59 ч.

Несмотря на то, что до следующих суток осталась всего 1 минута, суточные за 10 ноября должны быть выплачены в 100% размере.

Нередко в командировку сотрудник отправляется на самолете, а аэропорт находится за городом. С этим обстоятельством могут быть связаны некоторые сложности в определении даты прибытия и отправления.

Следует помнить, что аэропорт находится вне населенного пункта, поэтому то время, которое сотрудник потратит на то, чтобы добраться в аэропорт и обратно тоже должно быть учтено ( статью ⇒ Служебная командировка на север: оплата).

Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.

Подробнее на примере

Петрова О.П. работает бухгалтером в г. Москва. Ее отправляют в командировку на самолете, вылет которого планируется из аэропорта 10 ноября в 0.50 ч. До аэропорта добраться в среднем можно за 50 мин.

, но чтобы пройти регистрацию на рейс, выехать Петровой придется хотя бы за 1,5 часа до самолета, а это уже 9 ноября.

Соответственно 9 ноября принимаем за первый день командировки и суточные за него начисляем в полном размере.

Тот же принцип нужно применять и ко времени возвращения сотрудника. Даже если время прибытия назад – 00.01 ч и в этот же день сотрудник выходит на работу – суточные за этот день выплачиваются.

  1. Дни за границей. Отдельно следует выделить определение дней командировки, которые сотрудник проводит за границей. Такие командировки, как правило, оплачиваются в более высоком размере. Определяются такие дни с того момента, как сотрудник пересек границу РФ. При возвращении день въезда уже в расчет не включается. По нему расчет производят уже исходя из суточных, выплачиваемых при командировках по РФ. Дату как выезда и прибытия определяют как по отметке в загранпаспорте, так и по проездному документу.
  2. Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ. Полученные результаты складывают и получают общую сумму выплаты.

Важно! Размер суточных организация определяет самостоятельно! Главное утвердить суммы во внутренних документах компании. Пример такого документа – положение о командировках.

Как правило, сумма суточной выплаты для командировок внутри страны составляет 700 рублей, а для заграничных поездок – 2500 рублей.

Устанавливают такие суммы компании из-за того, что по суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения сумма – нужно будет оплатить как НДФЛ, так и взносы в ПФР.

Однако, определенного лимита законодательством не установлено, поэтому компания может закрепить для себя любую другую сумму ( статью ⇒ Как оформить прогул в командировке).

Важно! Если сотрудник направляется в загранкомандировку, то суточные ему можно выдать рублями, либо валютой.

  1. Однодневные командировки. Отдельно стоит рассмотреть однодневные командировки по РФ и за ее пределы. При поездках по РФ, ограниченных одним днем, когда сотрудник может возвращаться каждый день домой, выплата суточных не положена. Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет. В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.

Что же касается командировок за пределы РФ, длительность которых не превышает одного дня, то суточные сотруднику положены, но с некоторым ограничением. Для такой выплаты лимит составляет 50% от установленной в организации суммы суточных.

Например, в компании суточные по загранпоездкам установлены в 2500 рублей. Если поездка составляет один день, то учесть в расходах можно будет только 50% этой суммы, то есть 1250 рублей.

С этой же суммы можно будет не начислять взносы и не удерживать НДФЛ ( статью ⇒ Суммы, не облагающиеся страховыми взносами).

Расчет налогов и страховых взносов с суточных

НДФЛ и взносы Порядок обложения
НДФЛ Начисляется на суммы, превышающие следующий размер:·      700 рублей – по РФ;·      2500 рублей – за пределами РФ
Страховые взносы Начисляются на суммы, превышающие следующий размер:·      700 рублей – по РФ;·      2500 рублей – за пределами РФ
Взносы на травматизм Не начисляются

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль ·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы» Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Пример расчета суточных при загранкомандировке

Петрову О.П. направляют в командировку в г. Минск на 4 календарных дня, с 13 по 16 ноября. Суточные для командировки в организации предусмотрены следующие:

  • Для загранкомандировок – 45 евро;
  • Для командировок по РФ – 950 рублей в день.

До отъезда Петровой выплатили сумму в размере 4500 рублей. По приезду, Петрова предоставила документы, из которых следует, что Петрова уехала в Минск 12 ноября, а границу пересекла 13 ноября. Возвращаясь, границу Петрова пересекла 15 ноября, а вернулась 16 ноября.

  • Суточные Петровой положены следующие:
  • По загранпоездке за 13, 14 и 15 ноября – по 45 евро, то есть 135 евро;
  • По поездке по РФ за 12 и 16 ноября – по 950 рублей, то есть 1900 рублей.
  • После предоставленного Петровой авансового отчета, ей были пересчитаны суммы суточных выплат.
Читайте также:  ​​​​как получить снилс на ребенка: документы, правила оформления
Законодательный акт Содержание
Постановление правительства РФ №749 от 13.10.2020 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность»
Статья 264 НК РФ «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией»
Статья 217 НК РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению»

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

Источник: https://online-buhuchet.ru/sutochnye-v-komandirovke/

Суточные: размер, начисление и налогообложение

Несмотря на то что трудовое законодательство предусматривает несколько оснований для выплаты суточных, чаще всего с их выплатой работодатель сталкивается при отправлении работников в командировки.

Причем суточные, выплачиваемые в этом случае, всегда были предметом повышенного внимания налоговых органов.

Поскольку мало того, что их размер значительно сказывается на налоге на прибыль, они, как и другие выплаты в пользу работников, тесно связано с исчислением налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обязательные виды социального страхования.

В этой статье рассматриваются порядок выплаты и размер суточных, возмещаемых при командировках, а также вопросы их налогообложения (по состоянию на 10 февраля 2010 г.).

Виды суточных

Положения Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выплачивать суточные в трех случаях:

1) при направлении работников в командировку (ст. 168 ТК РФ);

2) служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, в полевых условиях, имеет разъездной либо экспедиционный характер (ст. 168.1 ТК РФ);

3) направлении работников на повышение квалификации в другую местность.

Заметим, что независимо от основания выплаты под суточными Трудовой кодекс РФ понимает не что иное, как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. В то же время указанные виды суточных все-таки различаются.

  • Так, суточные, выплачиваемые при командировках и поездках для повышения квалификации работников, определяются работодателем самостоятельно и закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном акте, например в положении о командировках.
  • Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (далее — «разъездные» суточные), могут устанавливаться также трудовым договором.
  • Отметим, что наличие «разъездных» суточных характерно лишь для специализированных организаций, а вот суточные, выплачиваемые при направлении работника в командировку, имеют место в деятельности практически любой компании, так как командировки работников — явление обычное для подавляющего числа организаций.
  • Извлечение

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 166. Понятие служебной командировки

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

  1. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
  2. Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
  3. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

На основании статьи 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным расходам сотрудника относят в том числе суточные. Причем, обязывая работодателя выплачивать суточные при направлении работника в командировку, как уже было отмечено выше, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю самостоятельно решать вопрос о порядке и размере их выплаты.

Пользуясь данным правом, организация самостоятельно определяет свои «внутренние» нормы суточных и закрепляет их либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках. При этом к установлению своих «внутренних» норм суточных организация вправе подойти дифференцированно.

Так, ничто не запрещает работодателю для руководства компании предусмотреть одни нормы суточных, а для рядовых сотрудников фирмы — другие.

Кроме того, организация может устанавливать размер суточных и в зависимости от места командирования сотрудника, поскольку понятно, что дополнительные расходы работника, связанные с командировкой в Москву, будут выше, чем при поездке в российскую глубинку.

Если организация осуществляет свою деятельность не только в Российской Федерации, но и на внешнем рынке, то организации следует определить размер суточных, выплачиваемых при командировках за границу.

Правила выплаты суточных

Сегодня, как известно, при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение).

Источник: https://www.profiz.ru/kr/6_2010/sutochn_razmer_nalogoobl/

Срок выплаты суточных при командировках: правила в 2020 году — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

По правилам, при деловых поездках сотрудникам положены суточные. Выплачивать их нужно за каждый календарный день поездки. Важный момент: срок выплаты суточных в командировке. Здесь есть определенные нормы, о которых мы расскажем в нашей новой статье.

Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание). 

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель должен начислять суточные:

  • за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
  • за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.

Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.

Размер суточных

Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.

Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.

Срок выплаты суточных

С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила.

Жестко срок выплаты суточных в 2019 году не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку).

По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.

То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.

Заключение

Несмотря на то, что у компаний есть определенная свобода при оформлении командировки, существуют и правила, которым нужно следовать. Если размер командировочных выплат всегда остается на усмотрение работодателя, то срок выплаты суточных более жестко регламентирован. Их нужно выплачивать заранее, важно об этом помнить.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/srok-vyplaty-sutochnyh-pri-komandirovkah-pravila-v-2019-godu/

Размер суточных при командировках в 2018 году (нюансы)

Суточные при командировках в 2018 году обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.

  • Порядок выплаты суточных
  • Размер суточных при командировках в 2018 году
  • Итоги

Порядок выплаты суточных

Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).

См. материал «Что такое суточные расходы в командировке?».

Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты – документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке.

Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании.

В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).

При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.

Подробнее о расходовании суточных см. в материале «Подтверждать расходование работником суточных не требуется».

При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.

2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки.

Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.

Размер суточных при командировках в 2018 году

Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум.

Нормы суточных в командировке — 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году.

Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале «Каковы страховые взносы на суточные в 2018 году?».

Источник: https://nalog-nalog.ru/oplata_truda/razmer_sutochnyh_pri_komandirovkah_nyuansy/

Ссылка на основную публикацию