Служебная записка на списание материальных ценностей

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Читать дальше

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Рекомендуемая форма:

Скачать

На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Служебная записка на списание материальных ценностей

Скачать

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Служебная записка на списание материальных ценностей

Скачать

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Служебная записка на списание материальных ценностей

Скачать

Для материальных запасов и инвентаря:

Служебная записка на списание материальных ценностей

Скачать

Образцы актов списания: как составить и оформить документ о материалах, пришедших в негодность — правила оформления испорченной продукции

Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении.

Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено.

Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.

Служебная записка на списание материальных ценностей

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Снятие с учета – строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.

В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе – обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.

В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание.

Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним.

Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Что подходит в качестве основания:

  • отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
  • отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
  • письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
  • калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
  • иные учетные или финансовые бумаги.

Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов

Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:

  • должности и ФИО каждого сотрудника;
  • наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.

Кто войдет в комиссионный состав – утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.

Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.

По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.

Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.

Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.

На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном – форма и порядок полей может быть любым. Главное – чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.

Служебная записка на списание материальных ценностей

Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида

Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем – название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.

Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего – материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.

Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.

Читайте также:  Регистрация ип в фсс как работодателя в 2021 году

После этого – основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.

Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.

  • В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.
  • Утверждаю:
  • Генеральный директор

ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.

11.08.2020 года

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Члены комиссии:

Бухгалтер Ирискина Ю.А.

Комплектовщик Ефимов В. Д.

Зав. Складом Русанов Л. А.

Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.

Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.

Наименование

Кол-во

Сумма, руб.

Дата поступления

Причина списания

1

Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак

1

2212,00

20.04.2020

Не пригодны к использованию

2

Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак

1

1752,00

Приказ на списание материальных ценностей, образец

Особенности деятельности предприятий таковы, что с течением времени они вынуждены списывать остатки материальных ценностей, находящихся в их распоряжении. Процедура списания регламентируется законом и должна оформляться документально.

Как происходит списание материальных ценностей

Служебная записка на списание материальных ценностей
Списание основных материальных запасов невозможно без оформления соответствующего приказа и выполняется в таком порядке:

  • определение ценностей, эксплуатация которых невозможна, т.к. они пришли в негодность (естественный износ, поломка, окончание сроков годности и т.д.);
  • признание имущества негодным для дальнейшего применения в технологическом процессе;
  • составление заключения (акта);
  • оформление приказа на списание.

Первые три этапа выполняются специальной комиссией, собранной и утвержденной руководителем организации или назначенным ответственным лицом.

Когда это требуется

Необходимость списания материальных запасов и ценностей с баланса предприятия обусловлена следующими причинами:

  • завершение установленных сроков годности;
  • значительный естественный износ материалов, не позволяющий применять их в работе и не поддающийся ремонту;
  • потеря рабочих свойств активов вследствие влияния природных и техногенных факторов (высокие или низкие температуры, свет солнца и т.д.);
  • невозможность дальнейшего использования имущества фирмы как следствие действий сотрудников предприятия;
  • необходимость поддержания особых условий для сохранения имущества, несущих убытки активам предприятия.

Процедура списания производится как по утвержденному руководителем графику, так и внепланово, когда основаниями для нее стала потеря ценностей (или рабочих свойств) после воздействия сторонних факторов.

Создание комиссии по списанию материальных ценностей

При создании экспертной комиссии нужно подбирать кандидатов с учетом способности объективно оценить ситуацию и выполнить такие задачи:

  • установить причины, из-за которых активы не могут использоваться;
  • определить возможность их списания;
  • установить виновных в поломках (если требуется);
  • оценить стоимость материалов;
  • проследить за процессом утилизации ценностей;
  • составить акт о ходе выполнения процедуры.

ВАЖНО! Стоимость списываемых ресурсов должна быть меньше или равна размеру остатка и не может превышать данное значение, так как это ведет к убыткам предприятия.

Состав комиссии

Как правило, руководитель включает в состав:

ВАЖНО! Независимо от состава, комиссия не обладает правом самостоятельного списания ценностей с остатка баланса организации. Вопрос об утверждении этого процесса решается исключительно руководителем предприятия на основании заключения, составленного в ходе проверки.

Приказ о создании комиссии

Распоряжение о формировании комиссии издается директором организации, составляется в свободной форме с соблюдением правил ведения деловой документации.

Рекомендуем к прочтению: Порядок возмещения работником материального ущерба

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относятся сырье и материалы, готовая продукция, запчасти и полуфабрикаты и другие производственные запасы. Они являются оборотными активами.

Срок эффективного использования их составляет один год. Мы расскажем, как правильно снять ТМЦ с балансового учета и оформить это документально.

Отметим сразу, что служебная записка на списание товара или материала нужна не всегда.

Всегда ли нужна СЗ

Списание активов происходит в разных ситуациях, и набор документов для них неодинаков. В первую очередь, если они израсходованы в процессе производства. Как правило, это случается с сырьем или деталями, которые непосредственно участвуют в создании продукта.

Это обычный процесс, и запасы из производственного цикла никуда не уходят. В зависимости от конкретных условий, здесь понадобится требование-накладная, лимитно-заборная карта или накладная отпуска на сторону. Служебку же писать необходимости нет, поскольку форс-мажорные обстоятельства отсутствуют.

Когда писать СЗ необходимо

Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:

  1. Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
  2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
  3. Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.

Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.

Как ее составить

Поскольку это внутренний документ организации, писать можно в свободной форме. К первичной документации она не относится. Однако стоит осведомиться, нет ли внутреннего акта (например приказа или распоряжения), который утвердил форму служебки для этого конкретного предприятия.

Автором выступает сотрудник, на которого возложена материальная ответственность. Получателем может стать руководитель как подразделения, так и всего предприятия (в зависимости от масштабов). Содержание примерно такое:

  • название документа с указанием категории ТМЦ (например «Служебная записка на списание спецодежды»);
  • название активов, подлежащих изъятию, с указанием инвентарных номеров;
  • обоснование причины того, что они не могут использоваться дальше;
  • перечень дефектов (при наличии);
  • ссылки на дополнительные документы (дефектные ведомости, заключения экспертов).

Материально ответственному лицу следует должным образом доказать руководству, что пришло время списывать указанные запасы и делать новые приобретения. Однако слишком подробно это делать не стоит.

Служебная записка на списание основных средств, образец

Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец

Служебная записка на списание материальных ценностей

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Скрыть содержание

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Читайте также:  Имеет ли право работодатель штрафовать работника: законны ли штрафы, как оформить заявление в прокуратуру (видео)

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

В каждой организации свой образец составления записки, но содержание остаётся неизменным везде.

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

  • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
  • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
  • просьбу о списании обозначенных вещей;
  • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
  • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Правила составления

Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

  1. Наименование адресата.
  2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
  3. Прошение о списании определённых материалов.
  4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
  5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
  6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.
  • Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.
  • Скачать образец служебной записки на списание товара
  • Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

В качестве основания в обязательном порядке следует ссылаться на акт списания спецодежды. Однако при составлении стоит помнить, что на сегодняшний день любое начальство очень внимательно относиться к документам такого рода.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Скачать образец служебной записки на списание спецодежды

ТМЦ

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Скачать образец служебной записки на списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Брак со склада

В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад.

В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Скачать образец служебной записки на списание брака со склада

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

  1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
  2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
  3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.

При составлении служебной записки нужно обозначить одно из перечисленных оснований, иначе она не будет принята к рассмотрению.

Скачать образец служебной записки о списании дебиторской задолженности

Основные средства

Подобный документ необходим только в том случае, если списываемый объект подвергся значительному износу или устарела его материально – техническая база. В служебке на списание основных средств нужно отразить:

  • полное имя и должность получателя;
  • наименование бумаги;
  • дата, регистрационный номер;
  • предмет списания;
  • описание ситуации;
  • подпись составителя.

Необходимо придерживаться подобных общих правил, чтобы бумагу приняли на рассмотрение.

Пример

Отдел продаж, директору материально – технического отдела Тимохину Ю.С.

  1. Служебная записка No 21-45/104.
  2. От 13 декабря 2017 года.
  3. О списании несправного персонального компьютера.

Служебная записка на списание ТМЦ 2021 и 2021: образец оформления

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации.

Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Формулировки для списания материальных ценностей

Перед принятием руководителем решения о списании свою работу выполняет специальная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководства и включает в себя, как правило, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и других специалистов, если проведение списания требует специальных знаний в какой-то области.

Исходя из решения комиссии составляется акт о списании материальных ценностей, в котором указываются все матценности, подлежащие списанию, и причины списания. Акт подписывается членами комиссии по списанию и материально ответственным лицом и должен быть утвержден приказом руководителя о списании матценностей.

Товарные ценности в производственной части . которые применяются с целью осуществления работ или предоставления услуг – это одна из самых важных категорий, которая занимает больше 50% от всей совокупности товарно-материальных ценностей. Данная группа непосредственно участвует в производственном процессе организации как основной элемент деятельности предприятия.

Читайте также:  115 фз о противодействии легализации отмыванию доходов: суть и основные положения

  Какие бывают структурные подразделения организации

Если обратить внимание, то лишь отталкиваясь от этого процесса можно управлять прибылью предприятия как в сторону увеличения, так и в сторону и прибыли.

Материалы для административно-управленческого процесса – административно-управленческий персонал относится к центру, так как именно здесь решаются самые важные вопросы, которые отражают непосредственно основную деятельность.

Акт списания материальных ценностей

  • Дата составления и подписания акта является днем списания ценностей.
  • Документ может быть составлен на группу товаров с указанием цены, количества, общей стоимости.
  • Наименование ценностей должно точно соответствовать приходному документу, по которому активы получены и оприходованы.
  • В форме указывают документ-основание, вызвавшее списание.

Процедура списания с дальнейшей утилизацией материальных ценностей осуществляется для активов, пришедших в негодность вследствие утери потребительских качеств или порчи.

Для списания товаров с последующей утилизацией предварительно проводят оценку состояния активов.

Процедура включает создание комиссии или участие лиц постоянно действующего контролирующего органа.

Как правильно составить приказ о списании материальных ценностей

  1. Заголовок, который ставит в известность о сути документа.
  2. Состав комиссии по списанию. Кроме материально-ответственного лица в нее входят еще 2-3 человека.
  3. Назначение председателя комиссии.

  4. Заверяется личной подписью генерального директора и печатью.
  5. По результатам деятельности комиссии составляется акт о списании, который отдается в бухгалтерию для снятия ресурсов с баланса предприятия.

Акт списания материалов — форма и правила составления

Для расчета объема материалов, который был использован при строительстве объекта, привлекаются специалисты производственно-технического отдела. Стоимость списанных материальных ценностей указывается в документе в обязательном порядке. При этом нужно учесть:

  • В самом начале расчетного периода в складских помещениях проводят инвентаризацию товара, то есть его пересчет. Важно определить объемы запасов и сформировать отчет для начальников производственных участков.
  • К завершению отчетного периода руководитель производственного участка должен соотнести фактический расход с полученной информацией и отправить эти данные техническому отделу. Его отчет составляется по форме М-29.
  • ПТО проверяет документы и передает их в инженерный отдел.
  • Полученная информация еще раз перепроверяется и отдается бухгалтеру для конечного определения суммы прихода и расхода, а также остатка. Затем формируется сводная ведомость.

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Читать дальше

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Рекомендуемая форма:

  Некорректное поведение. Кодекс этики и служебного поведения

ВАЖНО!

На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22).

В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается.

Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.

Списание материальных ценностей: понятие и причины

Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.

Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).

Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:

  • Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
  • Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
  • Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.

Сама процедура списания включает несколько этапов:

  1. Определение состояния имущества.
  2. Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
  3. Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
  4. Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
  5. Утилизация пришедшего в негодность имущества.
  6. Списание по бухгалтерскому учёту.

При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.

Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.

Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2021 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Для материальных запасов и инвентаря:

Ссылка на основную публикацию