Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

  1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
  2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
  3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
  5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
  6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.
  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам. Разделы В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф. В составе информации разделов указываются:

  • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
  • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку.
    Заполнение документа производится после 5 дней работы.
  • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
  • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
  • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник.

При оформлении документа нужно учитывать следующее:

  • желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения;
  • страницы должны быть пронумерованы;
  • журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала;
  • с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров;
  • на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).

Предлагаем ознакомиться:  За что могут наложить арест на земельный участок?

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая.

Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

Ответственность за ведение и хранение Если на предприятии не имеется книги учета движения трудовых книжек, или книга оформлена не в соответствии с требованиями, то на должностное лицо (а также на все предприятие) может быть наложена административная ответственность. Сумма штрафа на должностное лицо составляет 500-5000 рублей, а на предприятие – 30000-50000 рублей.

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558), и составляет 75 лет.

  1. Можно ли ее прошить, пронумеровать, сделать опись листов, поставить пломбу, заверить новому руководителю и поставить актуальную дату ?

Да, можно.

  1. Нужно ли как-то обосновывать то что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек (ведь в первой книге учета остались пустые листы)

Данную книгу учета, Вам следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Например, «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 (сто) трудовых книжек.

Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием. С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать.

Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

Закрыть» означает лишь то, что Вы не будете продолжать ее заполнять, пользоваться ею Вы можете. Все о правилах заполнения кадровых документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Заполненная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки. В дальнейшем (после полного заполнения) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Нюансы при заполнении

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Читайте также:  Договор пожизненной ренты

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

Да, можно.

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
    • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
    • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
    • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.

    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.

  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо знать и помнить:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
  • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за трудовой, согласе адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать трудовую — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который также прилагается к журналу;
  • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
  • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там должно быть сказано, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.

Нужно ли как-то обосновывать то, что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек

В ходе проверки выяснилось с 2008 по 2009 г. книга учета движения трудовых книжек велась по неустановленной форме. Книга велась в тетрадке, все нужные графы есть, но они расположены в произвольном порядке (не соответствуют Приложению 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 № 69), кроме того книга:

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

не прошита не пронумерована не омломбирована , не заверена подписью руководителя и в ней остались пустые страницы. С 2010 г. организация ведет новую книгу учета движения трудовых книжек (в нее работник отдела кадров переписал всех работников из старой книги). Вопрос: Что делать с первой книгой учета движения трудовых книжек, оформленной по неустановленной форме?

Однако, если книга, заведенная в организации, некорректна или находится в ветхом состоянии, то ее следует по возможности привести к корректному состоянию, а если это невозможно, то заведенную книгу следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  • в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  • Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
Читайте также:  Аварийный комиссар — служба дорожных комиссаров по ДТП

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек

ФАЙЛЫ
Скачать бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них в .doc

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
  • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
  • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Журнал учета трудовых книжек: правила оформления и образец

Трудовая книжка (ТК) — документ, в котором отмечается дата приёма сотрудника на работу, перевод его на новую должность или в другой отдел, дата и причина увольнения. Фиксируется стаж на каждом из мест работы.

Работодатель несет ответственность за хранение трудовых книжек, в этих целях работники кадровой службы ведут журнал учета, куда вносят информацию в соответствии с требованиями законодательства.

Для чего нужен журнал учета ТК

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек
Необходимость журнала учёта трудовых книжек регламентируется п. 40 Постановления Правительства «О трудовых книжках», а форма утверждена в Постановлении Минтруда.

В журнал вносится следующие сведения:

  • получение ТК от нового сотрудника при устройстве на работу;
  • заведение ТК для работника, который только начинает карьеру и не имеет этого документа;
  • оформление вкладыша, если место для записей в ТК закончилось;
  • должности, переводы и награждения сотрудника;
  • выдача ТК в случае увольнения.

Существует возможность получения документа доверенным лицом в ситуациях, когда сотрудник физически не может этого сделать самостоятельно, например, находится на стационарном лечении или в отъезде. Данные обстоятельства, должны быть подтверждены документально.

Реестр по учёту ведется как для заполненных и действующих документов, так и для бланков и вкладышей.

Правила ведения и заполнения журнала

Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.

При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.

Требования к оформлению

Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.

Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД. 

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

  1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
  2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
  3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.

Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).

После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.

Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня.

Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Как заполнять журнал ведения учета трудовых книжек Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение. 

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. 

Сделать это нужно в течение трёх рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Читайте также:  Увольнение с отработкой 2 недели: как считать сроки?

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте. 

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП».  Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления. 

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма. 

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением
1 ПРИЕМ Приём на работу (службу)
2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования страхователя
4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы
6 ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию.

Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.

Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.  

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

  • первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
  • последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.  

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

  • Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
  • Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции.

За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.

2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Любой кадровик знает, что есть учетные книги (журналы), которые вести в отделе кадров надо обязательно. Причем за их отсутствие (или нарушение правил их ведения) и он сам (как ответственное лицо) и организация могут быть оштрафованы.

Начиная с этого номера мы публикуем цикл статей, в котором расскажем, какие книги учета и журналы, находящиеся в ведении отдела кадров, должны быть в организации обязательно, а какие рекомендуется иметь для облегчения работы.

И начнем с основного «наболевшего» – ​книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Рассмотрим, как ее заполнять и хранить, на какие моменты при внесении записей стоит обратить внимание, как можно ее дополнить и пр.

 А в следующих номерах разберемся с приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, журналами регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве.

Какие книги учета и журналы бывают

В рамках кадрового делопроизводства мы ежедневно готовим и выпускаем множество документов. Это приказы, договоры, графики, отчеты, инструкции и пр.

 Сотрудникам отдела приходится работать также с многочисленными ситуациями и фактами, подлежащими документированию (несчастными случаями, командировками, проверками государственных органов).

Все это необходимо как-то учитывать, систематизировать, создать и отладить систему, при которой будет исключена возможность утери какой-либо информации или носителя. Кроме того, на хранении в отделе персонала находятся важные документы – трудовые книжки работников, надлежащий учет которых прямо предписан законодательством.

В большинстве случаев учет документации ведется с использованием книг учета (регистрации), в которые в сплошном порядке записываются поступающие на хранение либо созданные документы.

В настоящий момент часть этих книг и журналов может быть переведена в электронный формат, те же, в которых требуется проставление подписи работников (как, например, в книге учета движения трудовых книжек), по-прежнему ведутся в бумажном виде с соблюдением установленных к ним требований.

Таблица 1. Обязательные книги учета и журналы в работе кадрового специалиста

Вид документа Ссылка на нормативный правовой акт, предусматривающий обязанность ведения книги (журнала) учета
1 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2252. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»3 (приложение № 3)
2 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Пункт 40 Правил. Форма утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 (приложение № 2)
3 Журналы: – регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров;– регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров Пункт 14 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н
4 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Ссылка на основную публикацию