Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Если гражданин или организация является собственником движимого имущества, то он (она) могут свободно распоряжаться своими транспортными средствами (ч. 2 стат. 209 ГК России) – а именно, отчуждать, отдавать в залог, дарить, обменивать или же предоставлять в непостоянное пользование. В последнем случае необходимо учесть, что форма договора аренды автомобиля установлена действующим гражданским законодательством – ее обязательно нужно соблюсти, чтобы сделка была рассмотрена как свершившаяся.

Соглашение об аренде автомобильной техники

По договору, предусматривающему аренду транспортного средства, один контрагент, являющийся законно-правовым собственником имущества, передает другой стороне ТС во временное использование и владение (стат. 606 ГК России).

Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Юридически-правовые основы

Любое действие, совершаемое по отношению к транспортным средствам, должно быть документально регламентировано. О том, как оформляется в правильном режиме договор аренды автомобиля между физическими лицами или организациями, речь идет в следующих документах:

  1. Параграфе 1 Главы 34 ГК (общие нормы, пименяющиеся не только к имущественному найму машин, но и недвижимости).
  2. Параграфе 3 этой же Главы (специальные положения, действующие непосредственно в отношении арендования ТС).

Действующие в нашей стране виды

Законом регламентировано, что договор аренды автомобиля возможен к существованию, исходя из деловой практики, в 2-х типах:

  1. Предусматривающий то, что владелец, помимо ТС, оказывает в надлежащем формате еще и платные услуги по техэксплуатации и вождению автотехники.
  2. Не содержащий указанного параметра.

С лицами, которые управляют автомототранспортом

В стат. 632 ГК прописывается, что по договору аренды с физическим лицом механического транспортного средства с экипажем собственник имущества передает автотранспорт в непостоянное пользование. Кроме того, он также обязан осуществлять следующие действия:

  1. Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудникаПредоставляет водителей и оплачивает их работу за свой счет (но соглашением может быть регламентировано иное – аб. 3 ч. 2 ст. 635 ГК).
  2. Производит текущий и капремонт ТС (стат. 634 ГК).
  3. Должен покупать полис страхования ОСАГО (стат. 637 ГК), кроме возможных ситуаций, когда стороны придут к согласию о том, что это будет производить арендатор.

Без граждан, которые могут управлять

Для сторон заключение договора аренды без наличия экипажа транспортного средства проще, ведь объектом сделки является только авто и дополнительные аксессуарные принадлежности к нему. Большая часть обязанностей по вышеуказанному соглашению возлагается на того, что получает автотранспорт. Он должен:

  1. Делать текущий и капремонт ТС (ст. 644 ГК).
  2. Нанимать водителей, мыть машину, заправлять бензин, осуществлять плановый технический осмотр (стат. 645 ГК).
  3. Оформлять полис “автогражданки” (стат. 646 ГК).

Основные условия

Исходя из ст. 633 и ст. 643 ГК, составление соглашения следует осуществлять обязательно в письменном формате (независимо от того, на какой временной период оформляется аренда). В силу аб. 2 ч. 1 ст. 432 ГК России, сторонам нужно включить в контракт следующие существенные условия:

  1. О предмете соглашения (то есть описание ТС, его технические характеристики).
  2. Указанные в Параграфе 3 Главы 34 ГК (в отношении диспозитивных норм, то есть тех, которые могут меняться договором).
  3. Представленные в Параграфе 1 Главы 34 ГК России (кроме положений, не применяющихся к аренде автомобилей – например, о первостепенном полномочии на продление договора – стат. 621 ГК).
  4. Любые другие нормы, которые хотя бы одна из сторон желает включить в письменную договоренность (например, о дополнительных причинах досрочного аннулирования, не прописанных в стат. 619 и 620 ГК).

Процедура оформления

Об алгоритме процесса оформления договора аренды транспортного средства, составленного с физическим лицом без экипажа, а также предусматривающего предоставление автомобильных водителей и небезвозмездных услуг по техэксплуатации, в российском ГК ничего не говорится. Представляется, что действуют общие правила, указанные в Главе 28 Кодексаь:

  • одна из сторон направляет предложение заключить контракт;
  • другой контрагент акцептирует его (ч. 2 ст. 432 ГК), то есть принимает.

Важно знать! Далее, при необходимости, ведутся переговоры (ст. 434.1. ГК) о том, как конкретно пройдет сделка. Наконец, происходит фактическая передача имущества от арендодателя к арендатору и уплата арендной платы на условиях предоплаты за 1-й месяц – с этого момента соглашение вступает в свою законную силу (ч. 2 ст. 433 ГК).

Необходимые документы

О документации также в законах не сказано. Поскольку госрегистрация договора не требуется, то ничего в регистрирующие ведомства предоставлять не придется. А значит, стороны просто предъявляют друг другу бумаги, которые считают требующимися для подтверждения личности, правомочий по заключению сделки и иные по желанию.

Так, если делается договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией, где первое выступает арендодателем, а последняя – арендатором, то гражданин предоставляет контрагенту:

  • Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудникаСвой паспорт.
  • ПТС, СТС на грузовой или легковой автомобиль.
  • Правоустанавливающий документ на ТС (ДКП, свидетельство о вступлении в наследственные права, договор дарения, мены или другой).
  • Документацию на дополнительные принадлежности и аксессуары.

Предприятие же предъявляет:

  • Устав.
  • Доверенность, подтверждающую право лица, непосредственно заключающего контракт, действовать в интересах фирмы, и его паспорт.

Обязательная информация

Для того, чтобы в процессе использования транспортного средства не возникало спорных вопросов, в договоре необходимо указать все данные. Стороны должны представить друг другу обязательную информацию, такую как:

  1. Арендодатель – о реквизитах для перечисления арендной платы, о наличии или отсутствии прав третьих лиц на ТС (например, о банковском залоге или аресте).
  2. Арендатор – о желании в дальнейшем произвести неотделимые улучшения ТС, его выкуп или об отсутствии такового.

Образец по возможному заполнению контрагентами договора

Существуют типовые образцы, которые принято использовать во избежание ошибок при самостоятельном составлении документа. Ниже возможно загрузить готовые бланки письменно оформленных соглашений:

  • образец договора аренды автомобиля между физическим и юридическим лицом;
  • физическими;
  • какими-либо предприятиями.

Также предлагаем ознакомиться:

  1. Образец договора аренды транспортного средства с экипажем.
  2. Бланк соглашения без наличия условия об обеспечении наемным штатом автоводителей и услуг по техэксплуатации.

Документация, предназначающаяся для удостоверения понесенных трат

Зависимо от типовой разновидности контракта, обязательство по несению каких-либо трат вполне может быть наложено как на одну сторону, так и на другую. Подтвердить сам факт арендных отношений, понесенные затраты на топливо, техобслуживание, оплату услуг водителей можно:

  1. Путевыми листами экспедиторов, свидетельствующих о начальной, промежуточных и конечной точках маршрута.
  2. Чеками, квитанциями о покупке горюче-смазочных материалов или запасных частей.
  3. Выписками с расчетных банковских счетов, отражающими движение денежных средств.

Особенности оформления

ГК не содержит положений о том, что договоры оформляются по-разному – в зависимости от статуса участников. Но все же есть некоторые аспекты.

Между гражданином и фирмой

Обычно, если владельцем транспорта выступает юрлицо, заключается лизинговое соглашение (долгосрочная аренда) в порядке, предусмотренным 164-ФЗ от 29. 10. 1998 года “О финансовой…”.

Совет! В “шапке” касаемо компании прописывается ФИО лица, действующего в ее интересах, его паспортные данные, полное название юрлица, организационно-правовая форма, а относительно физлица – ФИО и сведения из идентифицирующего личность документа.

Между физическими лицами

Граждане, как и юрлица, могут заключить между собой договор на любой период – в том числе, и на долгосрочный – 3, 5 или даже 10 лет. Обязательно нужно прописать права, запрет на субаренду, если он нужен, обязанности сторон, меры применяемой ответственности в случае нарушений.

Срок договора

Особыми нормами об аренде ТС (Параграф 3-й Главы 34-й ГК) не предусматривается, на какой срок стороны могут заключить контракт. Значит, действуют общие положения, указанные в стат. 610 ГК, а именно:

  1. Контрагенты сами решают, сколько по времени будут действовать правоотношения.
  2. Они вполне могут заключить бессрочное соглашение – для этого достаточно просто ничего не писать в тексте контракта о сроке аренды.

Ответственность сторон

За нарушение изложенных в документе положений ответственные лица могут быть привлечены к ответственности. Наказания могут быть указаны:

  1. Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудникаЗаконом – например, в ст. 639 ГК РФ представлена императивная норма, что арендатор всегда должен возмещать собственнику материальный урон за поврежденное ТС, если последний докажет, что это произошло в связи с обстоятельствами, за которые в ответе первый.
  2. Договором – к примеру, требование арендодателя об оплате ему неустойки за несвоевременное возвращение имущества по окончании срока соглашения (аб. 3 ст. 622 ГК РФ).

Итак, граждане и юрлица могут воспользоваться нашими образцами договора, предусматривающего аренду автомобиля, представленными выше. Форму можно заполнить как от руки, так и при помощи компьютера. При необходимости, в текст допускается включить и свои положения, не предусмотренные ни законом, ни деловой практикой.

Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Гражданско-правовой договор аренды транспортного средства с экипажем

Гражданским законодательством договор аренды транспортного средства определяется, как самостоятельный вид договора. Подобное обусловлено особенностью использования разного вида транспорта и определенной степенью риска. В данной статье мы рассмотрим договор аренды транспортного средства с экипажем и образец заполнения.

Договор аренды транспортного средства с экипажем – это специфический вид гражданско-правового договора, по которому одна сторона предоставляет транспортное средство другой стороне во временное владение за определенную плату, а также арендодатель собственными силами оказывает услуги по управлению и эксплуатации переданного арендатору транспортного средства. Предлагаем также скачать образец договора аренды ТС без экипажа – образец.

Читайте также:  Что Делать Если После Удержаний Приставами От Пенсии И Зарплаты Не Остается Даже Прожиточного Минимума?

Как составить договор аренды

Существует три особенности данного вида договорного соглашения:

  • предметом может быть любое транспортное средство;
  • арендатору необходимое транспортное средство передается в пользование и владение, а значит, за арендодателем не сохраняется владение предметом договора;
  • арендодатель своими силами занимается технической эксплуатацией и управляет транспортным средством.

Данное соглашение об аренде считается возмездным и взаимным.

Предмет договора

Наиболее существенное условие в договоре аренды транспорта – это определение его предмета, то есть при его заключении обязательно конкретизируется, какое именно транспортное средство берется в аренду.

Аренде с экипажем подлежат автомобильный, воздушный, водный, железнодорожный и прочие виды транспорта. В большинстве случаев аренда заключается с экипажем, поскольку отдельные транспортные средства представляют собой сложные технические устройства, источники повышенной опасности для окружающих, так что они требуют профессионального управления.

В договоре аренды должно содержаться емкое, точное и исчерпывающее описание того транспортного средства, которое передается в аренду: его тип, его характеристики, модель, марка, идентификационный номер и прочее.

Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника

Независимо от предмета и срока договора об аренде транспорта с экипажем его заключают в простой письменной форме. Оформляют его в виде подписанного сторонами единого документа.

Несмотря на то, что определенные виды транспортных средств (морские и воздушные суда) являются, согласно законодательству, недвижимым имуществом, при заключении договорного соглашения об их аренде с экипажем правила государственной регистрации права аренды на данное недвижимое имущество не применяются.

Состав экипажа транспортного средства

При заключении договора важно, чтобы экипаж транспортного средства отвечал обязательным условиям и правилам данного соглашения.

Когда такие условия не предусмотрены, следуют требованиям, используемым при эксплуатации данного вида транспорта.

Члены экипажа – это работники арендодателя, и они в обязательном порядке подчиняются распоряжениям арендодателя, касающимся технической и коммерческой эксплуатации и управления транспортным средством.

Важный аспект договора!

Чтобы не было разногласий, в договоре следует обговорить время аренды, поскольку это влияет на сумму арендной платы.

Рекомендуется указать общую стоимость услуг, кто несет расходы по питанию, проживанию и содержанию экипажа. При отсутствии данных условий в договоре издержки, касающиеся экипажа, несет арендодатель, а затраты по коммерческой эксплуатации машины оплачивает арендатор.

По данному виду договора аренды основная ответственность возлагается на арендодателя. Ответственность за страхование, когда закон предусматривает обязательное страхование, несет арендодатель.

 Законом не разрешено продление договора аренды транспорта с экипажем. При необходимости заключается новый.

 Обязательно к договору аренды прикладываются график арендных платежей, перечень арендуемых транспортных средств и акт их приема-передачи.

Договор аренды транспортного средства

Чтобы оформить договор, контрагенты должны согласовать все существенные и дополнительные условия сделки. В содержании договора аренды транспортного средства нужно предусмотреть следующие пункты:

  • дата и место составления документа;
  • подробные сведения о сторонах сделки;
  • предмет договора;
  • срок действия (для краткосрочных договоров можно указывать срок действия в днях или часах);
  • порядок, форма и сроки перечисления платежей за аренду транспортного средства (как правило, устанавливаются ежемесячные платежи, а при почасовой оплате стороны согласуют тариф по часам);
  • условие о предоставлении услуг по управлению и техобслуживанию — силами собственника или арендатора;
  • нормы об ответственности за нарушение условий договора, в том числе за несвоевременное перечисление арендных платежей или повреждение автомобиля;
  • порядок урегулирования споров, в том числе правила подачи и рассмотрения претензий;
  • иные условия.

В шапке договора как обычно указываем дату и место заключения соглашения, и реквизиты сторон. Сторонами в данном случае будут являться Арендодатель и Арендатор.

Для юридического лица в шапке необходимо прописать наименование организации и лицо, которое будет действовать от имени организации. Для ИП указываем ФИО, ОГРНИП и дату регистрации. Для физического лица укажите фамилию, имя и отчество, а также паспортные данные и адрес регистрации.

К существенным условиям данной сделки закон относит точное определение предмета, т. е. конкретного транспортного средства. Индивидуализация автомобиля, передаваемого в аренду, происходит путем включения в договор следующих обязательных сведений:

  • марка, модель и цвет ТС, год выпуска;
  • государственный регистрационный номер, выданный автомобилю после постановки на учет в ГИБДД;
  • идентификационный номер VIN;
  • номера основных узлов и агрегатов, указанных в ПТС (двигатель, шасси и т. д.).

Эти сведения заполняются в строгом соответствии с документацией, выданной производителем авто, а также свидетельством о регистрации ТС. Если договор не позволяет идентифицировать указанные признаки машины, он считается незаключенным.

Характерной особенностью договора аренды ТС с экипажем является осуществление арендодателем технического обслуживания транспортного средства, а также обеспечение сданного в аренду транспортного средства квалифицированным экипажем, который будет осуществлять управление транспортным средством.

Таким образом, в договоре необходимо прописать обязанности арендодателя оказывать услуги по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства, по поддержанию ТС в надлежащем состоянии, осуществлению текущего и капитального ремонта.

Договором аренды транспортного средства без экипажа признается соглашение, по которому арендодатель передает транспортное средство без экипажа во временное владение и пользование арендатора за плату, без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации транспортным средством.

В договоре необходимо прописать обязанности арендатора по техническому обслуживанию транспортного средства (включая производство текущего и капитального ремонта) и по управлению и эксплуатации ТС.

  • Определите в договоре размер вознаграждения и порядок его выплаты.
  • Также пропишите раздел, устанавливающий ответственность сторон договора, в том числе за несвоевременное перечисление арендных платежей или повреждение автомобиля.
  • В разделе о разрешении споров необходимо выбрать степень важности претензионного порядка разрешения спора, а также выбрать подсудность данного договора.

Как арендовать личный автомобиль сотрудника

Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.

Аренда или компенсация?

Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.

Целесообразно выбрать аренду, если:

  • Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
  • Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
  • Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.

Компенсацию логичнее установить в случае, когда:

  • Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
  • Машину водит владелец.
  • Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.

Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.

Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.

Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог.

К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском.

Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Оформляем договор

Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.

Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:

  1. Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
  2. Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
  3. Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
  4. Период, на который передается авто.
  5. Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.

Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:

  1. Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
  2. Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
  3. Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
  4. Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
  5. Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
  6. Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).
Читайте также:  Опекунство над ребенком: какие документы нужно и как оформить, выплаты и льготы

Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.

Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.

Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку.

Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.

д.

Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Учет расходов на арендованный автомобиль

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Управление

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет.

Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом.

В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Ремонт и обслуживание

Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.

Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.

Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса.

Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание.

Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.

Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.

Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.

С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).

Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.

Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:

  • проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
  • за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
  • обращаться в суд.

Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.

В общем случае ремонт, произведенный арендатором в соответствии с обязательствами по договору, — это текущие затраты, они включаются в расходы как по налогу на прибыль, так и при расчете базы для налогообложения на УСН. Главное, чтобы было документальное подтверждение (акты, накладные, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочие).

Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход

Исключение из ремонта – модернизация, т.е.

обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

  1. Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.
  2. Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

    Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

    В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п.

    1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость.

    Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

    Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.

  3. Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
  4. Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте также:  Договор гражданско правового характера: особенности и порядок заключения

ГСМ: топливо и путевые листы

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

  • Наименование и номер.
  • Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
  • Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
  • Данные водителя (ФИО, медосмотр).
  • Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
  • Показания одометра (пройденный километраж).
  • Даты выезда/въезда на парковку.
  • Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Забалансовый учет

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.

Договор24 конструктор юридических документов и юридическая консультация – dogovor24.ru

Данный образец Договора аренды автотранспортного средства можно использовать, если требуется сдать в аренду, имеющееся транспортное средство (например сдать в аренду автомобиль), или арендовать какое-либо автотранспортное средство, т.е.:

  • предметом правоотношений является передача во временное владение и пользование (аренду) автотранспортного средства , т.е. движимого имущества (имущества, не связанного прочно с землей, и которое может быть перемещено без ущерба для него). 
  • Арендодатель оказывает Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации транспортным средством;
  • расходы по поддержанию надлежащего состояния транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, не включены в состав арендной платы и Арендодатель самостоятельно несет вышеуказанные расходы. Расходы  по страхованию транспортного средства  и (или) страхования ответственности за ущерб, который может быть причинен транспортным средством или в связи с его эксплуатацией, несет Арендодатель, если стороны не договорятся об ином. Расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов несет Арендатор, если стороны не договорятся об ином. Члены экипажа являются работниками Арендодателя и, если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а так же расходы на их содержание несет Арендодатель.
  • вопросы улучшений (отделимых и (или) неотделимых) транспортного средствастороны определяют в порядке, установленном законодательством;
  •  Арендодатель – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, которому на праве собственности принадлежит транспортное средство, и которое он обязуется передать во временное владение и пользование (аренду) другой стороне (арендатору). 
  • Арендатор – лицо (физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель), которое обязуется принять во временное возмездное владение и пользование (аренду) транспортное. 

(условия, без которых, в силу требований закона, Договор аренды транспортного средства считается не заключенным):

  • соблюдение установленной формы договора, договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме  независимо от его срока, т.е. должен быть подписан сторонами или их представителями и, как правило, если сделка совершается юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями, скреплен печатями, если данное лицо в соответствии с законодательством Российской Федерации должно иметь печать.
  • условие о предмете договора, т.е. данные, позволяющие установить, какое транспортное средство подлежит передаче в аренду.

(условия, которые стороны для предотвращения возможных рисков и разногласий, в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота, самостоятельно определяют в Договоре аренды транспортного средсва):

  • условия, подробно определяющие характеристики и описание транспортного средства, что позволяет согласовать договором требования к качеству, количеству и ассортименту передаваемого в аренду транспортного средства;
  • информация о наличии или отсутствии прав третьих лиц на транспортное средство (обременения и (или) ограничения) и при наличии прав третьих лиц оформление необходимых согласий, согласно представленным формам;
  • цель и (или) назначение использования Арендатором транспортного средства;
  • территорию эксплуатации транспортного средства;
  • порядок приема-передачи транспортного средства по Акту приема-передачи;
  • порядок сдачи транспортного средства в субаренду, если он не определен договором, то Арендатор вправе без согласия Арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа;
  • размер арендной платы, а также условия изменения размера арендной платы (с определенной периодичностью или устанавливается фиксированный размер арендной платы);
  • порядок, сроки и форма платежей по Договору аренды транспортного средства;
  • условие о гарантийном взносе, как меры обеспечения исполнения обязательств Арендатором по договору;
  • порядок разрешения споров;
  • порядок изменения, расторжения договора;
  • иные условия, которые стороны в силу предоставленного законом права и (или) обычаев делового оборота и (или) соглашения сторон, могут самостоятельно определить в договоре.
  • Гражданский кодекс РФ (статьи 632-640)
  • иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данными правоотношениями.

Договор аренды транспортного средства с экипажем

Как правильно составить договор аренды транспортного средства с экипажем? Об этом вы узнаете из данной статьи. Приводится информация о том, какие данные содержит в себе данный документ и что должны указать о себе арендатор и арендодатель.

Договор аренды автомобиля с экипажем: содержание документа

Организация или индивидуальный предприниматель могут заказать транспортное средство с экипажем, если в этом возникнет необходимость. Договор регулируется п. 3 главы 34 ГК РФ.  Данный документ должен содержать в себе следующие данные:

  • название документа;
  • место подписания документа;
  • дата составление документа;
  • название компаний или индивидуальных предпринимателей, между которыми заключается соглашение;
  • основные параметры транспортного средства;
  • цель аренды транспорта с экипажем;
  • перечень предметов, которые находятся в транспортном средстве и арендуются;
  • ответственность между сторонами,  также их права и обязанности;
  • время, на которое заключается соглашение;
  • непредвиденные обстоятельства и происшествия, при которых у сторон нет ответственности;
  • место расположения и платёжные реквизиты участников соглашения;
  • разные соглашения.

Для того, чтобы составить договор аренды транспортного средства (автомобиля) с экипажем в Москве по доступной цене, обращайтесь к специалистам нашего портала.

Договор аренды ТС с экипажем: особенности

Данный документ должен составляться в двух экземплярах. Оба документа юридически равноценны. Если появились дополнительные обстоятельства или изменения у сторон договора, то проводятся переговоры, в которых решаются все возникшие проблемы. В случае, когда разногласия выходят за рамки обычных переговоров, может быть назначен суд, в котором будет принято окончательное решение. 

Есть некоторые нюансы, связанные с поломкой автомобиля. Во избежании проблем, при аренде транспортного средства с экипажем следует составить акт приёма-передачи, в котором указать все неисправности машины.

Так можно избавиться от ответственности за те проблемы, которые были в автомобиле изначально и не возникли из-за арендатора. Цена за аренду автомобиля зависит от времени.

Важно утвердить некоторый дополнительный период, до истечения которого плата будет фиксированной. 

Что должно быть в договоре аренды автомобиля с экипажем?

В конце документа следует указать реквизиты и подписи сторон. Там фигурируют арендатор и арендодатель. Указываются:

  • индивидуальный номер налогоплательщика ИНН и код причины постановки КПП;
  • расчётный счёт;
  • банковский идентификационный код БИК;
  • корреспондентский счёт;
  • телефон. 

В конце ставятся подписи арендатора и арендодателя. В заключении надо сказать, что образец договора аренды транспортного средства (автомобиля) с экипажем можно скачать внизу страницы, и обратиться к нашим специалистам для корректного и безошибочного заполнения документа за разумную цену.

Ссылка на основную публикацию