Заключение договоров через интернет: возможности и ограничения

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки.

Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде.

Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу? Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

  • Форма договора должна соответствовать законодательству.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). 

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Электронный договор и его законность

Многие организации уже давно стали активными пользователями систем, предусматривающих электронный документооборот. Но в процессе своей деятельности они часто сталкиваются с такими препятствиями, как контролирующие органы. Это связано, прежде всего, с применением такого элемента системы, как электронный договор.

По каким параметрам определяют юридическую значимость договоров в электронной форме?

Практически для любых сделок, проводимых в организации, закон предусматривает именно бумажную форму, но при его составлении должны учитываться следующие моменты (согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации):

  • метод, используемый в процессе заключения сделки;
  • способ, применяемый для осуществления подписи.

Именно поэтому компаниям, в которых преимущество отдается таким составляющим информационной системы, как электронные договора, необходимо помнить про то, каким образом будет осуществляться обмен между сторонами, и про то, как они его подпишут.

Как правильно подписать договор в электронной форме?

В данном случае компания вправе выбирать. Она может использовать один из двух типов аналогов собственноручной подписи, которые предусматривает наше законодательство. Это может быть как факсимиле, так и электронная цифровая подпись.

Второй вариант встречается наиболее часто, поскольку значительно упрощает проведение всевозможных сделок как внутри предприятия, так и за его пределами, то есть с партнерами.

Несмотря на наличие юридически возможных способов подписания таких документов, законность электронного договора-оферты по-прежнему может быть утверждена посредством других допустимых аналогов собственноручной подписи.

Свободный выбор также относится и к порядку заключения сделок.

Методы заключения договоров, разрешенные законом

Существует два способа составления документов между сторонами:

  1. При помощи отправки бумажного договора. Для этого одна из сторон составляет необходимый документ, подписывает его надлежащим образом, а затем передает другой стороне при помощи использования электронных средств связи, то есть через почтовый ящик электронной почты. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, именно такой способ позволяет идентифицировать отправителя договора и, соответственно, признать законность сделки.
  2. Электронная форма договора. При выборе такого метода одна сторона должна создать документ именно в информационной системе организации. Подлинностью проведенной сделки будет являться тот факт, что другая сторона начала выполнять все условия, указанные в составленном договоре.

Основные советы компаниям, планирующим использовать электронные договора

Что касается подписи, то этот неотъемлемый элемент должен согласовываться предварительно между компаниями. В качестве таких средств можно использовать как адрес электронного почтового ящика, так и личные данные для входа на сайт. Первый вариант является более надежным, поскольку его можно будет использовать как полноценное доказательство на судебных разбирательствах, касающихся каких-либо рабочих вопросов. Этот адрес можно признать в качестве своеобразной электронной цифровой подписи, но которая не имеет какой-либо юридической значимости.

Подтверждение подлинности

В такой ситуации обязательным является сохранение всей поступающей или отправляемой информации на электронных почтовых серверах, поскольку на суде будет недостаточным предоставление файлов с вашего личного компьютера. Помимо этого, настоятельно рекомендуется осуществить платеж (можно аванс) по проведенной между сторонами сделке. Для этого необходимо произвести банковскую оплату, в которой указать следующие данные:

  1. Адрес электронного почтового ящика либо только плательщика, либо плательщика и получателя средств.
  2. Используемый для заключения сделок аналог собственноручной подписи.
  3. Номер самого документа, по которому производится оплата.
  4. Дата и время его составления.

Электронная форма договора, в соответствии с которой была произведена оплата с указанием требуемых реквизитов, также позволит использовать эти данные для оспаривания возникших конфликтов между сторонами сделки. Данный пункт предусмотрен в законодательстве Российской Федерации, а именно в п. 2 ст. 434 ГК РФ. Кроме того, посредством такого способа можно будет идентифицировать личности обеих сторон.

У вас есть возможность применить в качестве дополнительного элемента факсимиле, которое будет также подтверждать подлинность документов, так как представляет собой копию собственноручной подписи.

Электронная форма сделок и “смарт-контракты”: что это такое и как может повлиять на привычное правоприменение?

Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

Ведущий юрист, направление “Налоги и право” Группы компаний SRG

специально для ГАРАНТ.РУ

С 1 октября 2019 года вступил в силу закон, который внес ряд важных “цифровых” нововведений в Гражданский кодекс (Федеральный закон от 18 марта 2019 г. № 34-ФЗ “О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации”; далее – Закон № 34-ФЗ).

В качестве основных новелл можно выделить:

  • введение нового объекта гражданских прав – цифровых прав;
  • изменение правил о соблюдении формы сделки. Теперь сделка считается соблюденной, если она совершена в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее свою волю.

Давайте рассмотрим новые правила об электронной форме сделки подробнее.

Читайте также:  Банки, у которых ЦБ может отозвать лицензию в 2018 году: список

Формы совершения сделок – “было”

Для начала предлагаю вспомнить основные условия совершения сделок, которые действовали до вступления в силу рассматриваемого Закона № 34-ФЗ. Как установлено ГК РФ, сделки могут совершаться в устной или письменной форме.

Устные сделки совершаются в том случае, когда законом или соглашением сторон не установлена письменная форма (п. 1 ст. 159 ГК РФ). При этом раньше письменная форма имела две разновидности: простая письменная и нотариальная.

Цифровые права – обязательственные и иные права, содержание и условия осуществления которых определяются в соответствии с правилами информационной системы, отвечающей установленным законом признакам.

Осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение цифрового права другими способами или ограничение распоряжения цифровым правом возможны только в информационной системе без обращения к третьему лицу (п.

1 ст. 141.1 ГК РФ).

Главным условием соблюдения письменной формы сделки является составление единого документа, который отражает содержание такой сделки. Подписывают его лица, совершающие сделку или должным образом уполномоченные на это (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Кроме того, п. 2 ст. 160 ГК РФ позволял при совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровую подпись либо иной аналог собственноручной подписи.

Данное положение находило дальнейшее раскрытие в п. 2 ст.

434 ГК РФ (в старой редакции), согласно которому договор в письменной форме мог быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документацией посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признавалась информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, согласно положениям ГК РФ, действовавшим до вступления в силу рассматриваемых нововведений, сделка в письменной форме могла быть заключена в виде:

  • единого документа, подписанного собственноручно обеими сторонами;
  • единого документа, подписанного с помощью факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования;
  • единого документа, подписанного с помощью электронно-цифровой подписи (простой или усиленной);
  • единого документа, подписанного с помощью иного аналога собственноручной подписи (какого-либо персонального идентификатора, например, адреса электронной почты);
  • обмена документацией посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Формы совершения сделок – “стало”

Закон № 34-ФЗ устанавливает новый способ заключения письменной сделки – с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки.

Причем допустимо использовать любой вариант, благодаря которому можно установить заключившее сделку лицо – в этом случае требование о наличии подписи считается выполненным (п. 1 ст. 160 ГК РФ в редакции Закона № 34-ФЗ).

Пункт 2 ст. 434 ГК РФ также претерпел изменения. Новая редакция данной нормы устанавливает, что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными.

Основное различие рассматриваемых правил о совершении письменной сделки:

  • по старым правилам письменная сделка могла быть совершена либо путем составления единого документа, либо путем обмена документацией (в том числе и в электронной форме);
  • по новым правилам сделка может быть совершена, помимо вышеуказанных способов, еще и с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести ее содержание в неизменном виде, без указания на обязательное составление какого-либо документа.

По моему мнению, это кардинально меняет условия совершения сделки в практической сфере. Согласно пояснительной записке к законопроекту, данные нововведения вводятся для целей облегчения совершения сделок с цифровыми правами.

Выражение лицом своей воли с помощью электронных или иных технических средств (например, при заполнении формы в интернете) приравнивается к простой письменной форме сделки.

По замыслу законодателя, это должно стать основой для заключения так называемых “смарт-контрактов”, а также упростить совершение односторонних сделок.

Письменная форма будет считаться соблюденной при выражении воли с помощью технических средств, если:

  1. Согласно условиям принятия волеизъявления достаточно совершения указанных действий (например, из условий вытекает, что нажатия клавиши “ОК” достаточно для полноценного волеизъявления);
  2. Из сложившегося в соответствующей сфере деятельности обычая следует, что таких действий достаточно.

Часть волеизъявлений сегодня совершаются путем отправки сигналов с помощью клавиш на смартфонах или компьютерах. Такие действия являются юридически значимыми сообщениями (ст. 165.1 ГК РФ), причем большинство из их представляют собой еще и односторонние сделки.

Включение уточнений в ст. 160 ГК РФ позволит дать толчок новым способам выражения воли субъектов гражданского права при выдаче доверенностей, выдаче согласия на совершение сделки, отказе от договора и т.п.

Смарт-контракты

А теперь рассмотрим нововведения относительно такой разновидности сделки, как “смарт-контракт”.

Закон № 34-ФЗ ввел в ст.

309 ГК РФ пункт, согласно которому при наступлении определенных обстоятельств сделка может быть исполнена без направленного на исполнение обязательства отдельно выраженного дополнительного волеизъявления его сторон путем применения информационных технологий, определенных условиями сделки. Тем самым данная норма вводит новый способ обеспечения исполнения обязательств – применение информационных технологий.

Если говорить простым языком, то “смарт-контракт” представляет собой программу для ЭВМ, которая отслеживает и обеспечивает исполнение обязательств. Стороны прописывают в таком “контракте” условия сделки, сроки, ответственность за их невыполнение и подписывают ее цифровыми подписями.

Далее “смарт-контракт” (компьютерная программа):

  • самостоятельно устанавливает, все ли условия исполнены, какие нарушения допущены;
  • принимает соответствующие решения об исполнении и завершении сделки, выдаче денег либо иного имущества, наложении и списании неустоек, блокировке счета и т.д.

По замыслу законодателя, после идентификации пользователей в системе дальнейшее их поведение подчиняется алгоритму компьютерной программы, организующей сеть, а лицо, “покупающее” тот или иной виртуальный объект (цифровое право), получит этот объект автоматически при наступлении указанных в пользовательском соглашении обстоятельств. Тем самым воля, направленная на заключение договора, в такой сделке включает в себя и волю, направленную на исполнение возникшего обязательства.

На мой взгляд, данные нововведения должны повлечь революционные изменения в сфере заключения, исполнения и расторжения сделок, что затронет целый пласт отношений в гражданском правовом поле.

Применение электронных видов сделок, таких как “смарт-контракты”, может найти широкое применение в таких сферах, как интернет-продажи, поставка товаров и сырья, перевозки и логистика, страхование, сфера исключительных прав и интеллектуальной собственности и др.

Сфера применения “смарт-контрактов” в настоящее время обширна и фактически не освоена ввиду отсутствия законодательного регулирования таких форм сделок. Но эта ситуация определенно изменится в связи с вступлением в силу Закона № 34-ФЗ.

Электронный договор. Когда соглашение сторон можно закрепить без бумаги

Заключение договора не в бумажном, а элект­ронном виде экономит сторонам сделки и время, и средства. Однако этот способ оформить правоотношения имеет и некоторые риски, особенно с точки зрения доказывания заключенности такого договора.

Какие правила необходимо соблюдать, чтобы бездокументарное соглашение имело силу? Учитывать требования закона, использовать электронную подпись или заключать первоначальный договор в бумажной форме с условием о дальнейшем электронном взаимо­действии.

В последнее время широкое распространение получил элект­ронный до­кумен­тооборот, поз­воляющий его пользователям оптимизировать временные и финансовые ресурсы, оперативно решать поставленные задачи, в том числе задачи, связанные с заключением гражданско-правовых сделок.

Субъекты предпринимательской деятельности могут заключить гражданско-правовой договор в электронном виде, подписав его электронной подписью, а также установить электронный до­кумен­тооборот для своего удобства.

При желании они могут даже договориться об осуществлении платежей по такому договору не обычными, а электронными деньгами.

Использование современных технологий облегчает жизнь участникам оборота, но в то же время оно сопряжено с определенными рисками в доказывании факта заключения элект­ронного договора.

Закон предусматривает возможность заключения электронных договоров

По общему правилу сделки юридических лиц между собой должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Читайте также:  Выходное пособие и выплаты сотрудникам при ликвидации предприятия – что положено?

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления до­кумен­та, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п.

1 ст. 160 ГК РФ).

Письменную форму договора закон рассматривает довольно широко.

Так, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного до­кумен­та, подписанного сторонами, а также путем обмена до­кумен­тами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что до­кумен­т исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

При этом использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Можно выделить несколько случаев, в которых заключение электронных договоров посредством подписания элект­ронной подписью допускается нормативными актами:

  • заключение контракта по результатам электронного аукциона на специальной интернет-площадке — единой информационной системе (ст. 70 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»);

Заключение договоров через Интернет: возможности и ограничения

Многие бухгалтеры выступают против подписания договоров в электронном виде, несмотря на то что Гражданский кодекс РФ разрешает это делать.

Вместе с тем большая часть доводов компаний, которые еще не практикуют заключение договоров в электронном виде, скорее, из области опасений.

Большинство договоров сегодня может быть заключено в электронном виде, и нет реальных оснований отказываться от столь простого и быстрого способа совершения сделок.

Заключать договоры в электронном виде, получать все необходимые закрывающие документы через Интернет – перспектива заманчивая, но многими она воспринимается как фантастика. Давайте разберемся, какие ограничения и риски, связанные с заключением договоров в электронной форме, существуют реально, а какие надуманы.

Когда можно и когда нельзя заключать договор в электронном виде

В общем случае Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ) не запрещает заключать договоры в электронном виде, подписывая их электронной подписью вместо подписи собственноручной, если стороны об этом договорились.

Фрагмент документа

Пункт 2 ст. 160 ГК РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако есть виды договоров, на которые это общее правило не распространяется. Это случаи, когда договор должен заключаться на бумаге, чтобы быть представленным в регистрирующий орган, либо в соответствии с законом подлежит обязательному нотариальному удостоверению. В частности, это договоры:

  • купли-продажи недвижимости;
  • аренды зданий на срок более одного года;
  • об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, которые были зарегистрированы в Роспатенте;
  • ренты;
  • предусматривающие отчуждение недвижимого имущества под выплату ренты;
  • залога недвижимости (ипотеки);
  • перевода долга по нотариально удостоверенной сделке;
  • уступки требования, которое основано на нотариально удостоверенной сделке.

Сюда же относятся и другие договоры, которые должны удостоверяться нотариально. Например, это требование касается договора об отчуждении части доли или доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью: такие договоры должны заверяться нотариально и передаваться в ИФНС, и электронным документом здесь не обойтись.

Если стороны соглашением предусмотрели, что договор должен быть нотариально удостоверен, возможность совершить сделку в электронном виде также отсутствует, причем даже в том случае, когда в соответствии с законом нотариального удостоверения сделки не требовалось.

Не обойтись без бумажного экземпляра договора и в том случае, если он заключается с дистанционным работником. С одной стороны, Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) оговаривает, что заключение договора возможно в электронном виде с использованием электронной подписи (а именно – квалифицированной электронной подписи).

Фрагмент документа

Часть 4 ст. 312.1 ТК РФ

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Часть 1 ст. 312.2 ТК РФ

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами.

При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

С другой стороны, в ТК РФ однозначно сказано, что в случае заключения договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель обязан направить ему надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.

Фрагмент документа

Часть 2 ст. 312.2 ТК РФ

В случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Когда договор нужно заключать только в электронном виде

Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.

12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.

Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.

Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г.

сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры.

Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.

То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.

Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».

Мнение эксперта

У нас нет массового документооборота по договорам. Мы заключаем 10–20 сделок в год, но все они объемные и по суммам, и по времени исполнения. Поэтому у нас нет острой необходимости заключать все договоры в электронном виде.

Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде

Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах.

Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно.

Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.

Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.

Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.

Читайте также:  График приема судебных приставов в москве – Судебные приставы Москвы - часы работы, официальный сайт, телефон, адрес, вакансии, задолженность, реквизиты, почта

Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.

Методологические ограничения

Заключение договоров в электронном виде при большом документообороте целесообразно в тех случаях, когда и все закрывающие документы по сделке тоже передаются в электронном виде. Формально с 23 мая 2012 г.

, когда легитимными стали электронные счета-фактуры, законодательных препятствий для полного электронного оформления сделки не осталось.

Однако многих бухгалтеров останавливает, что с электронными документами на практике все будет не так просто, как с привычными бумажными актами и счетами-фактурами.

Остановимся на проблемах, о которых бухгалтеры и делопроизводители упоминают чаще всего.

Просрочка пятидневного срока выставления счета-фактуры

В соответствии со ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента реализации (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг).

Но зачастую продавцы по объективным причинам не могут выставить счет-фактуру в установленный срок (например, поставщикам электроэнергии необходимо время, чтобы по окончании месяца собрать все показатели, рассчитать их, сформировать закрывающие документы).

Если с бумажным документом дату выставления определить трудно, то в случае с электронным эта дата фиксируется оператором (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Тогда возникает резонный вопрос: может ли счет-фактура с нарушением срока выставления служить основанием к вычету?

Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

  1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
  2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

  1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
  2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
  3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Познакомьтесь с 12 бесплатными курсами про деньги и жизнь на iOS и Android Скачать

Договор можно подписать такими способами:

  1. письменно от руки — ручкой;
  2. электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.

Что делать?Читатели спрашивают — эксперты Т⁠—⁠Ж отвечают

Задать свой вопрос

Как грамотно заключить договор по электронной почте — Юридическая консультация

Электронный документ, передаваемый по каналам связи

Как предусмотрено в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен в числе прочего путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Данный термин появился в ГК РФ относительно недавно – в ходе масштабных изменений норм обязательственного права, вступивших в силу с 1 июня 2015 г. Практически сразу он породил своего рода эффект завышенных ожиданий, и ряд специалистов рассматривали произошедшие изменения в том смысле, что теперь договоры по электронной почте заключать можно.

Тем не менее это не совсем так. Как и раньше, в п. 2 ст. 434 ГК РФ содержится общее требование о необходимости достоверно установить, что тот или иной документ исходит от стороны по договору.

Это правило в равной мере применяется и к электронным документам, передаваемым по каналам связи, и поэтому далеко не каждый такой документ может свидетельствовать о соблюдении сторонами простой письменной формы договора.

Каким образом можно достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору? Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в Федеральном законе от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

По существу, с точки зрения закона именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало определенное лицо.

Если стороны обменялось сканами подписанного договора по электронной почте, то этот способ, конечно же, не позволяет достоверно установить, что договор исходит именно от стороны по договору. А раз так, то и говорить о заключении в данном случае договора в простой письменной форме, как это предусмотрено в ст.434 ГК РФ, как минимум, проблематично.

Судебная практика по использованию сканов договоров

Надо признать, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу в настоящий момент, является весьма разнородной. Как показывает анализ, шансы отстоять свою позицию все-таки есть, и о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы.

  • ·         Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений.
  • ·         Наличие реальных отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме.
  • ·         Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, их реальное использование.

·         Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в его подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

  1. В свою очередь, наличие скана договора может быть недостаточным при наличии следующих обстоятельств.
  2. ·         Отсутствие электронной переписки.
  3. ·         Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры.

·         Использование электронной почты на mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.

  • ·         Сомнения относительно четкости и ясности скана с признаками фальсификации.
  • Методы подтверждения юридической силы договоров, заключенных по электронной почте
  • Дополнительно к приведенным выше индикаторам на практике выработан ряд инструментов, которые можно использовать для обоснования юридической силы договора, заключенного посредством обмена сканами по электронной почте.
  • Подтверждение заключения договора конклюдентными действиями стороны договора

Как следует из п. 3 ст. 438 ГК РФ, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, по общему правилу, считается акцептом.

Иными словами, если стороны обменялись сканами по электронной почте и одна из сторон приступила к его исполнению (поставила товар, оплатила аванс и т.п.), то фактически эта сторона как бы акцептовала оферту другой стороны. Тем самым существование договора подтверждается.

Ссылка на основную публикацию