Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Оглавление:

Такой документ, как протокол общего собрания учредителей, имеет особую важность для ООО. Рассмотрим ключевые моменты и общие правила, которых следует придерживаться при его составлении.

Законодательные нововведения 2013 года

В мае 2013 года поправки к Гражданскому кодексу уточнили много важных вопросов, в том числе и вопросы составления протокола общего собрания учредителей. С сентября того же года поправки вступили в силу и начали действовать. Главная особенность нововведения — боле строгие требования к форме протокола. При его оформлении можно позволить себе гораздо меньше вольностей, чем раньше.

Санкция в случае нарушений предельно проста: если протокол был составлен с нарушениями, то все зафиксированные в нём решения собрания учредителей могут быть оспорены. Чтобы документ не был оспоримым, следует внимательно отнестись к составлению протокола. Тем более что требования стали более чёткими, к тому же законодатели ввели унифицированные нормы для ООО и других форм бизнеса: ОАО и ЗАО.

Структура протокола

Рассмотрим структуру протокола в общем виде. Понимание каждой его части вполне способно уберечь от ошибок и позволить уйти от бессмысленного формализма, который часто становится виной этих самых ошибок.

Заголовок протокола

Чтобы протокол имел юридическую силу, в заголовке необходимо указать полное название организации, которое начинается со слов «Общество с ограниченной ответственностью». Название структурного подразделения указывается только в том случае, если собрание проводилось в рамках данного подразделения.

Пишется заглавными буквами слово «ПРОТОКОЛ» и располагается на одну-две строки ниже названия ООО. Это название самого документа.

Дата указывается, исходя из того, когда проводилось собрание, а не когда был окончательно оформлен и подписал протокол. Если собрание длилось не один день, а несколько, то указывают дату начала и дата окончания собрания. Оформлять дату можно разными способами:

  • цифровым (используется чаще при протоколировании оперативных мероприятий, совещаний);
  • буквенно-цифровым (название месяца пишется буквами; после цифры, обозначающей год, пишется слово «года»).

Дата обычно располагается на следующей строке после названия документа (слова «протокол») или над специальной линией-ограничителем в общем бланке.

Обязательно нужно указывать номер (индекс) протокола. Он указывается в той же строке, что и дата собрания. Для индекса и даты может также отводиться отдельное место на общем бланке.

Индекс — это порядковый номер собрания в пределах календарного года, когда оно состоялось, либо в пределах срока действия полномочий учредительного органа.

При использовании порядкового номера от одного до девяти обычно не пишется одна цифра, а ставятся две, то есть: «01», «02» и так далее.

После даты и индекса, на следующей строке, указывается место составления протокола. Необходимо указать название населённого или географического пункта, где состоялось собрание учредителей. При этом можно использовать сокращения, но обязательно те же, что применяются при оформлении почтовых пересылок, например «г.» (город), «обл.» (область), «с.» (село), «р-н» (район) и так далее.

Далее указывается собственно заголовок протокола. Он должен стоять в родительном падеже (отвечать на вопрос «протокол чего?») и согласовываться с коллегиальной деятельностью проведённого заседания.

В данном случае, необходимо написать: «Общего собрания учредителей». Писать обязательно следует с заглавной буквы, а располагать — на одну-две строки ниже места.

Располагается данный реквизит на специально отмеченном месте общего бланка или же оформляется от левого поля документа.

Содержательная часть (собственно текст протокола)

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Текст протокола состоит, в свою очередь, из двух частей: вводной и основной. Вводная строго формализована, а основная может иметь разный вид.

Во вводной части указываются данные о составе лиц, которые присутствовали на собрании, а также о повестке дня.

После слов «Общего собрания учредителей» через две строки указываются сведения о председателе и секретаре собрания. Оформляются они на разных строках: указывается должность, после неё идёт тире, затем фамилия и инициалы.

Затем ещё через две строки пишется слово «Присутствовали» с двоеточием, и в алфавитном порядке перечисляются все лица — участники собрания. Правила следующие:

  1. Должность не указывается. Перечисление следует через запятую, с указанием фамилии и инициалов после неё.
  2. Если присутствует более 15 человек, то об этом делается отметка. Пишутся слова: «Список прилагается», а сам список оформляется отдельно и идёт приложением к протоколу.

Если на собрании присутствуют должностные лица, не входящие в состав учредителей, то их должности с фамилиями и инициалами указываются отдельным списком, после слова «Приглашённые» с двоеточием, через две строки после списка присутствующих учредителей.

После этого пишутся слова «Повестка дня» с двоеточием, а затем нумерованным списком (арабские цифры с точками) перечисляются вопросы, которые рассматриваются на собрании. Правила довольно просты:

  1. Каждый пункт списка начинается с предлога «О», если отвечает на вопрос «о чём?».
  2. Если слушается конкретный доклад, то указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
  3. Порядок следования вопросов обычно определяется степенью их важности: сначала самые главные вопросы, затем второстепенные.
  4. Важно формулировать вопросы чётко и лаконично, чтобы при чтении сразу было понятно, о чём идёт речь.
  5. Даже если повестка дня была раньше сформирована отдельным документом и разослана участникам заседания, нельзя писать: «Повестка дня прилагается». Эту часть текста нужно в обязательном порядке включить в сам протокол.
  6. Иногда речь участников собрания бывает не совсем деловой, эмоциональной, лексически не выверенной. Задача секретаря состоит в том, чтобы сделать формулировки максимально понятными, бесстрастными, деловыми.

Как написать протокол общего собрания

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Сегодня рассмотрим тему: «как написать протокол общего собрания», постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания.

Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Нет тематического видео для этой статьи.

Видео (кликните для воспроизведения).

Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.

Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

  • Дата и место проведения собрания.

Нумерация протоколов общего собрания участников ооо

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Все вопросы участники ООО, согласно законодательству РФ, решают в рамках собраний, называемых общими. Соглашения по задачам и трудностям, достигнутые на этих мероприятиях, заносятся в особые документы – протоколы. Далее рассмотрим образец протокола общего собрания участников ООО.

Читайте также:  Как открыть магазин обуви — бизнес план с расчётами (2021)

Очередное и внеочередное собрание

Существует ФЗ № 14, в народе называемый законом об ООО. Цель законодательного акта – регулирование в рамках правового поля РФ данных типов организаций.

Согласно статье 33 этого закона, исполнительную власть в организации представляет общее собрание. С его созыва начинается деятельность фирмы. Оно бывает очередное и внеочередное.

В положении статьи 34 указано, что такое мероприятие должно проводиться минимум раз в финансовый год (не раньше 2 месяцев и не позднее 4 месяцев с момента окончания срока) для обсуждения итогов этого промежутка времени. Сроки проведения обязательного собрания конкретизируется в Уставе фирмы.

Второй тип мероприятий – внеочередные, организуемые, если нужно выставить на обсуждение вопросы, связанные с деятельностью организации.

Порядок проведения собрания участников ООО

Инициировать проведение этого мероприятия могут:

  • совет директоров
  • участники фирмы с долей от 10%
  • аудиторы или проверяющие госорганы

Отличия участников от учредителей

Участник собрания и учредитель компании – это иногда не одно и то же лицо. Отличия участников от учредителей можно понять, ознакомившись с этими терминами:

  1. Под термином «частник» понимается физлицо или юрлицо, которое обладает долей в фирме и вправе решать проблемы и ставить задачи управления организацией.
  2. Под термином «учредитель» понимается физлицо или юрлицо, участвовавшее в правовом оформлении фирмы, чьи сведения занесены в единый госреестр юрлиц.

Учредитель – лицо, создавшее компанию с нуля, а участник – тот, кто на данный момент участвует в формировании уставного капитала организации. Все они являются владельцами.

Состав участников

На подобном мероприятии могут присутствовать владельцы фирмы, а также директора компании. Зачастую все эти статусы представлены в одном лице. Так выглядит состав участников мероприятия.

Протокол собрания – что это такое

Это бумага, которая оформляется с целью фиксации всех важных сведений проводимого мероприятия, включая мнение владельцев по значимым задачам и проблемам и даже записи, поясняющие доклады выступающих, объясняющих, что это такое.

Как проходит собрание, смотрите на видео:

Зачем нужен протокол

Он помогает вести учет принимаемых участниками решений, что упрощает управление организацией. Ведение таких документов позволяет контролирующим госорганам соотносить действия организации с принимаемыми ее руководителями решениями. Эти примеры наглядно демонстрируют, зачем нужен протокол.

Нормативные акты

Законодательные акты, которые регулируют ведение и регистрацию протоколов:

  • ФЗ № 14
  • Статья под номером 181.2
  • Статья под номером 67.1

Обе статьи относятся к ГК РФ.

Содержание протокола

Обязательные сведения, которые содержатся в документе:

  • обозначение фирмы
  • дата, время и место проведения (далее ДВМ)
  • участники и занимаемые ими должности
  • обсуждаемые задачи
  • мнения владельцев фирмы

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия.

Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (804) 333-20-57
 

Это быстро и бесплатно!

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

  • встреч с представителями других учреждений;
  • решения проблем, вынесенных на комиссию;
  • проведения переговоров.

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

  • Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.
  • Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.
  • Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.
  • Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:
  • коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
  • реорганизации компании;
  • ликвидации предприятия;
  • иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  • времени проведения встречи;
  • адресе проведения мероприятия;

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа.

Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.

Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е.

Читайте также:  Налог при продаже наследства по завещанию документы для нотариуса консультация адвоката юридический вестник

коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности.

Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к.

в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

  • Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
  • По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
  • Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания.

Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п.

– обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;

Образец протокола общего собрания 2021 (по самой новой форме) скачать

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

  Права и обязанности работников в области охраны труда

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения.

Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения.

Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Протокол. Правила оформления. | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими.

Развернутые протоколы содержат не только суть, но и характер обсуждения.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части указывают данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Читайте также:  ​​как получить целевое направление в вуз: что такое и как взять

состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

  • Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)»
  • При подготовке к собранию либо  заседанию:
  • формулируются вопросы повестки дня, по которым должны быть приняты решения;
  • определяется состав докладчиков;

подбираются соответствующие материалы (проекты документов), которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

  1. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и должен содержать т следующие реквизиты:
  2. — наименование вида документа;
  3. — наименование организации;
  4. — место издания;
  5. — дату и регистрационный номер протокола;
  6. — заголовок к тексту;
  7. — текст;
  8. — подписи.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).

Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде копии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу.

Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.

4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

  • — исключение из вводной части повестки дня;
  • — центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
  • — оформление информации о присутствующих;
  • — правила оформления основной части.

Инструкция: как оформить протокол собрания

Шаблоны и формы

Протокол собрания – это документ, в котором отражаются все вопросы, задачи, мнения и другая информация, которая обсуждалась на совещании. Но основное – это принятые решения, на которые делается акцент.

17 мая 2021 Козырев Александр

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО.

Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы.

Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость.

Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей.

Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы.

В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу.

В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

  • Наименование организации
  • ПРОТОКОЛ
  • «__»________ 20__ г.
  • № ______________
  • г. ______________
  • ______________________________________________________
  • (заголовок)
  • Председатель — _________________________________ (ФИО)
  • Секретарь — _____________________________________ (ФИО)
  • Присутствовали: _____________________________________________________
  • (должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
  • Приглашенные: _____________________________________________________
  • (должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
  • ПОВЕСТКА ДНЯ:
  • 1. ___________________________________________________________________
  • _____________________________________________________________________
  • 2. ___________________________________________________________________
  • _____________________________________________________________________
  • СЛУШАЛИ:
  • ______________________________ ___________________________________
  • (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
  • ______________________________ _______________________________________
  • (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
  • ______________________________ _______________________________________
  • (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
  • ______________________________ _______________________________________
  • (должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)
  • ______________________________ _______________________________________
  • (должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
  • ПОСТАНОВИЛИ:
  • 1. _____________________________________________________________________
  • _______________________________________________________________________
  • 2. _____________________________________________________________________
  • _______________________________________________________________________
  • Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)
  • Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)
  • В дело № _____
  • «__»________ 20__ г. _____________________
  • (подпись исполнителя)

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

  1. время, дата и место проведения;
  2. информация о лицах, которые участвовали;

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

  • Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.
  • Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
  • Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
  • Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
  • Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
  • кто вёл протокол;
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
  • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Например:

  1. Приложение
  2. к протоколу конференции
  3. трудового коллектива КГПУ
Ссылка на основную публикацию